Effektive Konfliktgespräche für Führungskräfte: Wie Sie schwierige Themen souverän ansprechen

Als Führungskraft stehen Sie regelmäßig vor der Herausforderung, schwierige Themen mit Mitarbeitenden oder Kolleg:innen anzusprechen. Ob es um Konflikte, Missverständnisse oder ungelöste Probleme geht – die Art und Weise, wie Sie solche Gespräche führen, hat großen Einfluss auf den weiteren Verlauf und die Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner:innen. In diesem Artikel gebe ich Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie sich auf solche Gespräche vorbereiten und Konflikte konstruktiv und lösungsorientiert ansprechen.

Die Bedeutung des richtigen Settings

Einer der häufigsten Fehler, den viele machen, ist, den richtigen Rahmen für das Gespräch nicht ausreichend zu berücksichtigen. Gerade bei schwierigen Themen ist der Ort des Gesprächs entscheidend. Achten Sie darauf, dass Sie Konflikte nicht im Beisein von Dritten oder in großen Gruppen ansprechen. Ein privater, ungestörter Rahmen ist hier immer besser.

Für persönliche Gespräche ist es oft hilfreich, einen neutralen Ort zu wählen – zum Beispiel einen Besprechungsraum oder sogar ein Spaziergang, wenn es die Situation erlaubt. Das hat den Vorteil, dass der Dialog in Bewegung stattfinden kann. Diese physische Bewegung kann nicht nur den emotionalen Fluss begünstigen, sondern auch die Kreativität und Lösungsorientierung fördern. Vermeiden Sie es, sich direkt gegenüberzusetzen, um keine Fronten zu bilden, sondern sitzen Sie, wenn möglich, in einer weniger konfrontativen Haltung – etwa an einem runden Tisch. Der runde Tisch fördert den Austausch auf Augenhöhe und eine konstruktive Gesprächsatmosphäre.

Der sanfte Einstieg – der Schlüssel zum Gesprächserfolg

Wenn Sie ein Konfliktgespräch beginnen, ist es wichtig, mit einem sanften Einstieg zu starten. Vermeiden Sie es, sofort mit der Tür ins Haus zu fallen. Ein direkter Angriff könnte dazu führen, dass sich Ihr Gegenüber sofort in die Defensive begibt. Stattdessen sollten Sie einen respektvollen und offenen Dialog führen, der auf Augenhöhe stattfindet.

Setzen Sie sich als Ziel, eine Win-Win-Situation zu schaffen. Konflikte lösen sich nicht, indem man den anderen „besiegt“, sondern durch die Zusammenarbeit auf einer konstruktiven Ebene. Überlegen Sie sich vorab, welches Ziel Sie mit dem Gespräch erreichen möchten. Geht es Ihnen darum, Missverständnisse aufzuklären? Oder möchten Sie eine langfristige Lösung finden?

Sprechen Sie von sich selbst – und bleiben Sie sachlich

Im Gespräch ist es wichtig, dass Sie Ihre eigene Wahrnehmung und Gefühle ausdrücken, anstatt Verallgemeinerungen zu machen oder die Schuld auf den anderen zu schieben. Vermeiden Sie Aussagen wie „Alle denken, dass…“ oder „Man hat gesehen, dass…“, da solche Formulierungen die Situation nur eskalieren lassen. Stattdessen sollten Sie konkret benennen, was Sie erlebt haben, was Sie gesehen oder wahrgenommen haben, und welche Auswirkungen das auf Sie hatte.

Ein Beispiel könnte so aussehen. “Letzte Woche habe ich bemerkt, dass das Projektziel, das wir in unserem Teammeeting besprochen haben, nicht wie geplant umgesetzt wurde. Das hat bei mir den Eindruck hinterlassen, dass wir unsere Prioritäten nicht klar genug kommuniziert haben, und ich fühle mich dadurch etwas unsicher, wie wir weiter vorgehen sollen. Ich würde mir wünschen, dass wir gemeinsam einen klareren Plan entwickeln, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.” Diese Formulierung bleibt sachlich und geht auf Ihre Wahrnehmung ein, ohne den anderen direkt zu beschuldigen. So schaffen Sie eine Atmosphäre, in der der andere auch bereit ist, Ihre Sichtweise nachzuvollziehen.

Achten Sie auf Ihre Körpersprache und die des anderen

In Konfliktgesprächen spielt die Körpersprache eine entscheidende Rolle. Achten Sie auf eine offene, zugewandte und respektvolle Haltung. Wie bereits erwähnt, ist es hilfreich, eine direkte Gegenübersitzung zu vermeiden, da sie kann leicht konfrontativ wirken kann. Behalten Sie auch die Körpersprache Ihres Gegenübers im Blick. Wirkt die Person angespannt oder unwohl, nehmen Sie das ernst und passen Sie Ihre Gesprächsführung behutsam an.

Lösungen finden – gemeinsam statt gegeneinander

Denken Sie daran, dass es in einem Konfliktgespräch immer um Lösungen geht. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Gesprächspartner oder ihre Gesprächspartnerin nicht verstanden hat, was Sie sagen wollten, nehmen Sie sich Zeit, um es noch einmal klarzustellen. Ein Konfliktgespräch sollte niemals als Möglichkeit genutzt werden, um Schuld zuzuweisen oder negative Emotionen herauszulassen. Stattdessen sollte es darum gehen, auf Augenhöhe eine gemeinsame Lösung zu finden, die für alle Beteiligten akzeptabel ist.

Die Vorbereitung und der Rahmen für schwierige Gespräche sind entscheidend. Sorgen Sie für ein angemessenes Setting, wählen Sie einen sanften Einstieg und bleiben Sie sachlich und respektvoll. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen und achten Sie auf eine lösungsorientierte Gesprächsführung. Indem Sie Ihre eigene Wahrnehmung klar kommunizieren und auf die Körpersprache Ihres Gesprächspartners achten, schaffen Sie eine Atmosphäre des Verständnisses und der Zusammenarbeit.

Gehen Sie mit der Einstellung in das Gespräch, dass es um Lösungen geht, und nicht darum, den anderen zu besiegen. Mit diesen Tipps können Sie als Führungskraft schwierige Gespräche souverän führen und Ihre Beziehungen zu Mitarbeitenden und Kolleg:innen stärken.

Ihr René Hanna