Selbst- und Zeitmanagement: Ihr Schlüssel für nachhaltigen Erfolg als Führungskraft in 2025

Führungskräfte stehen heute vor einem ständigen Drahtseilakt: strategische Entscheidungen treffen, operative Herausforderungen meistern und gleichzeitig ein Team inspirieren. Doch wo bleibt dabei die eigene Klarheit und Handlungsfähigkeit? Mit dem Jahreswechsel hin zu 2025 bietet sich die Chance, einen entscheidenden Hebel anzusetzen: Ihr Zeit- und Selbstmanagement. Denn nachhaltiger Erfolg beginnt bei Ihnen selbst.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie durch bewusste Methoden und Reflexion Ihre Prioritäten setzen, Ihre Energie gezielt nutzen und Ihre Ziele mit mehr Leichtigkeit erreichen können.

Aktiv oder produktiv? Eine Frage, die alles verändert

Sind Sie beschäftigt – oder schaffen Sie wirklich etwas?

In meinem Studium war ich der Meister darin, aktiv zu sein, ohne produktiv zu arbeiten. Vor Prüfungen war plötzlich alles wichtiger: Putzen, aufräumen, die Schreibtischordnung perfektionieren. Ich hatte eine beeindruckende Ausrede für alles – außer fürs Lernen. Vielleicht kennen Sie das auch aus dem Büroalltag? Kolleginnen und Kollegen, die geschäftig wirken, Akten hin- und hertragen, Meetings planen – aber bei den entscheidenden Projekten nicht vorankommen?

Hier half mir eine simple Frage, die alles veränderte: „Bin ich aktiv oder bin ich produktiv?“ Sich diese Frage zwei- bis dreimal am Tag zu stellen, bringt Sie in die richtige Spur. Und wenn Sie feststellen, dass Sie eher beschäftigt als produktiv waren, reagieren Sie ohne Schuldgefühle – und lenken Ihre Energie neu. So gewinnen Sie Schritt für Schritt an Fokus.

Das Parkinsonsche Gesetz: Nutzen Sie Zeitlimits zu Ihrem Vorteil

Arbeit dehnt sich genau so weit aus, wie Sie ihr Zeit geben.

In einem meiner ersten Jobs fiel mir auf: Je länger Meetings angesetzt waren, desto länger dauerte es, bis Entscheidungen getroffen wurden. Häufig passierte das Entscheidende in den letzten Minuten – die Stunden davor verliefen in endlosen Diskussionen.

Das sogenannte Parkinsonsche Gesetz besagt: „Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit dafür verfügbar ist.“ Ein beeindruckendes Beispiel aus der Praxis: Wenn Sie einer Aufgabe eine Stunde Zeit geben, braucht sie genau so lange – auch wenn sie in 20 Minuten erledigt sein könnte.

Was können Sie daraus lernen? Setzen Sie bewusst knappe Zeitlimits. Delegieren Sie Aufgaben mit klaren Fristen und strukturieren Sie Meetings auf Effizienz. Probieren Sie es aus: Wenn ein Team anstatt eines ganzen Vormittags nur 45 Minuten für ein Problem hat, werden Sie erstaunt sein, wie schnell Ergebnisse vorliegen.

Batching: Wie Sie durch Aufgabenbündelung in den Flow kommen

Der schwerste Schritt ist immer der Anfang – warum also mehrfach anfangen?

Geschenke einpacken ist für mich eine der nervigsten Aufgaben. Früher verteilte ich das Einpacken über mehrere Tage, und jedes Mal war es eine Überwindung. Heute erledige ich alles in einem Zug. Warum? Weil ich nur einmal in die Aufgabe einsteigen muss – und danach in den Flow komme.

Dieses Prinzip nennt sich Batching: Sie bündeln ähnliche Aufgaben und erledigen sie am Stück. Ob Sie E-Mails beantworten, Berichte schreiben oder Strategien planen – die Anlaufzeit, die jede neue Aufgabe kostet, reduzieren Sie so drastisch. Zudem sind Sie fokussierter und effizienter. Ein Beispiel aus meinem Berufsalltag: Statt einzelne Podcastfolgen zu planen, nehme ich mir einmal im Monat Zeit für mehrere Konzepte. Anschließend produziere ich alle Folgen gebündelt in einem zweiten Block. Das spart Energie und erhöht die Produktivität.

Eine einzige To-Do-Liste – das Geheimnis klarer Prioritäten

Verzetteln war gestern – ein zentrales System für alles Wichtige.

Früher hatte ich To-Do-Listen überall: privat, beruflich, digital, auf Papier, Post-its am Bildschirmrand, Notizen auf dem Handy. Das Ergebnis? Chaos. Aufgaben gingen verloren, Deadlines wurden vergessen, und ich fühlte mich permanent überfordert.

Der entscheidende Gamechanger? Eine zentrale To-Do-Liste. Alles – von beruflichen Projekten bis hin zu privaten Erledigungen – findet sich an einem Ort. Wenn Ihnen das zu unübersichtlich erscheint, arbeiten Sie mit Kategorien oder Farben. Der Vorteil? Sie sparen Zeit und behalten den Überblick. Ergänzend dazu: Ein einziges Kalendersystem, das Termine und Aufgaben integriert. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Energie tanken, statt auszubrennen: Rhythmus schlägt Routine

Planen Sie Ihre Tage so, dass sie Ihrer Energie folgen.

Wir alle kennen das: Morgens starten wir voller Elan in den Tag, doch ab dem Nachmittag sinkt die Motivation. Genau hier setzt die richtige Tagesplanung an.

Legen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben in die erste Tageshälfte. Erfolgserlebnisse früh am Tag pushen Ihre Motivation für den Rest des Tages. E-Mails und kleinere To-Dos können Sie auf den Nachmittag verschieben, wenn Ihre Energie nachlässt. Und vergessen Sie nicht, Pausen fest einzuplanen – sie sind keine Zeitverschwendung, sondern eine notwendige Investition in Ihre Produktivität.

Nachhaltiger Erfolg als Führungskraft ist kein Zufallsprodukt. Er ist das Ergebnis bewusster Entscheidungen und smarter Routinen. Ob Sie aktiv oder produktiv sind, ob Sie Zeitlimits setzen oder Batching nutzen – kleine Veränderungen können große Effekte haben. Denken Sie daran: Ihre Zeit und Energie sind Ihre wertvollsten Ressourcen.

Ihr René Hanna